Entenda Para que Serve o Sistema GED

O GED é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Como o próprio nome já sugere, trata-se de uma ferramenta que serve para fazer a gestão, de forma automatizada, das informações e dados de uma empresa.

Gerenciar documentos não é fácil e requer muita atenção e organização, afinal, são informações fundamentais sobre as atividades da empresa, funcionários, fornecedores e clientes.

Dessa forma, erros e perda de documentos são comuns quando não existe uma gestão qualificada, que auxilie os gestores na hora de buscar, armazenar e distribuir esses dados. Isso provoca a perda de produtividade e o desperdício de tempo, bem como atrasos, gastos desnecessários e resultados insatisfatórios.

Para solucionar tal situação, as empresas podem contar com o GED. Essa ferramenta é fundamental para melhorar esses processos, pois permite capturar, processar, armazenar, indexar, compartilhar e fazer backup de documentos e informações com mais agilidade.

Quais as Ferramentas do GED?

O gerenciamento eletrônico de documentos possui várias ferramentas que servem para funções específicas, a fim de auxiliar o processo de gestão em todas as etapas, de forma completa.

Conheça, agora, alguns desses módulos e entenda melhor para que serve o GED:

Document Management

O gerenciamento eletrônico de documentos permite que o gestor consiga controlar todos os arquivos e realizar uma série de ações, como a criação, revisão, aprovação e descarte, além de poder fazer buscas, verificar informações sobre versões, datas, entre outros.

Workflow / BPM

Esse módulo do GED tem a função de melhorar o fluxo de trabalho dentro da empresa, a partir da organização tarefas, delimitação de prazos e sincronização de todo o processo.

Cold / ERM

Essa função tem o objetivo de gerenciar relatórios, desde a captura, armazenamento otimizado e organização, até a recuperação de arquivos.

Forms Processing

Esse módulo de gerenciamento eletrônico de documentos refere-se ao processamento de formulários e dados, sendo capaz de reconhecê-los e cruzá-los com bancos de dados automaticamente. Isso é efetuado por meio de tecnologias inteligentes de reconhecimento automático de caracteres.

Records and Information Management (RIM)

Da expressão em português “Gerenciamento de Registros e Informações”, o RIM tem a função de fazer a gestão de todos os registros, comerciais e de clientes, ao longo de seu ciclo de vida.

É uma forma de manter registradas todas as informações sobre um arquivo, de qualquer tipo de mídia, incluindo-se o momento de sua criação, recebimento, manutenção e uso, até que ele seja descartado, a fim de preservar evidências.

Por que Aderir ao GED?

Inúmeras vantagens para a empresa são percebidas quando ela adere ao gerenciamento eletrônico de documentos. O GED, nesse sentido, serve para gerenciar todos os arquivos, de forma automatizada, a fim de potencializar o trabalho dos gestores.

O GED suporta vários arquivos, como textos, documentos digitalizados, planilhas, notas fiscais, imagens, vídeos, apresentações, entre outros, e suas ferramentas podem ser personalizadas conforme a necessidade da empresa.

É possível, ainda, fazer backups, separação de informações em pastas, tags, conceder permissões, incluir comentários e notificações, além da disposição de ferramentas de buscas com filtros que ajudam quando é preciso rapidez na hora de encontrar um documento.

Por isso, o tempo é economizado, assim como os custos. Com o uso de ferramentas automatizadas, a exemplo do GED, os gestores delegam menos tempo à organização dos documentos, processo que se torna muito mais trabalhoso quando se dispõe de sistemas analógicos.

Vale ressaltar, ainda, que a perda de documentos e as ocorrências por erros são minimizadas. Isso porque o gerenciamento eletrônico de documentos é um sistema totalmente seguro, em que as informações são acessadas somente perante permissão.

Uma outra ótima vantagem do GED é a possibilidade de acesso em qualquer hora e lugar, por meio de dispositivos mobile, garantindo-se mais controle e facilidade.

O GED serve para organizar processos e todos os gestores têm consciência de que organização é a chave para que a empresa se desenvolva. Com esse aprimoramento, é possível tomar melhores decisões e concretizar os resultados almejados. Em suma, ferramentas automatizadas são fator de competitividade no mercado atual, e qualquer método que otimize o dia a dia da empresa é uma estratégia inteligente e fundamental.

Consultoria em sistema de gestão

Agora que você entendeu a finalidade e os usos do GED, é preciso saber como implementá-lo de forma assertiva na sua organização. Por isso, contar com o apoio de uma empresa de consultoria em sistema de gestão é a melhor alternativa, especialmente porque, quanto mais domínio da ferramenta, mais resultados positivos serão alcançados.

Na Ketra, empresa de consultoria em sistema de gestão, pode-se obter suporte em software GED, com o auxílio de uma equipe especializada. Dessa forma, você garante a melhor experiência na utilização do sistema e total usabilidade da plataforma, incluindo os módulos necessários para seu negócio.