O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

por | 01/09/2021

O que é GED?

Os documentos e as informações de uma empresa são fundamentais para o bom andamento dos negócios, uma vez que garantem uma boa rotina de atividades e uma tomada de decisões mais assertiva.

Sendo assim, qualquer erro ou desorganização nesses processos pode acarretar problemas graves de atrasos, perda de produtividade e eficiência. Por isso, a alternativa mais inteligente é contar com sistemas automatizados.

O GED, mais especificamente, consiste em um conjunto de ferramentas que têm o objetivo de auxiliar na melhoria dos processos. A sigla GED significa Gerenciamento ou Gestão Eletrônica de Documentos, sistema este que permite capturar, processar, armazenar, indexar, compartilhar e fazer backup de documentos e informações da empresa, de forma muito mais ágil e prática.

É fato que a inclusão das empresas nos meios digitais e a utilização de ferramentas tecnológicas passou a ser fator estratégico e de competitividade. Dessa forma, o sistema GED otimiza significativamente o dia a dia da empresa.

Quanto mais simples e eficazes são os processos, mais vantagens os gestores conseguem perceber, desde uma melhor organização, até a economia de tempo, minimização de erros, aumento da produtividade e resultados visíveis.

 

Como funciona o sistema GED?

O sistema GED é uma forma de gerenciar todos os arquivos da empresa em um só lugar. Isso facilita o trabalho dos gestores, que podem utilizar de uma ferramenta inteligente.

O GED suporta os mais variados tipos de arquivos, como textos, documentos digitalizados, planilhas, notas fiscais, imagens, vídeos, apresentações, entre outros.

O sistema GED, além disso, apresenta uma série de ferramentas com funções específicas. Na verdade, a tecnologia implementada permite realizar todas as ações com os dados e documentos da empresa de forma ágil.

Assim, por meio do GED, é possível criar, revisar, aprovar, visualizar e descartar documentos, fazer o armazenamento, gerenciamento, backup e ligamento de dados. Também existe a possibilidade de separar essas informações em pastas, tags, fazer mapeamento, permissionamentos, comentários e notificações, além de efetuar buscas inteligentes por conteúdo, com filtros de pesquisa.

Essas são alguns módulos do sistema GED, mas a ferramenta apresenta um conjunto ainda mais amplo de funções, o que permite a gestão completa de todos os processos informacionais da empresa.

Outra característica do GED é que as informações podem ser acessadas em qualquer lugar, incluindo-se no mobile. Tal recurso garante maior controle por parte do gestor e um acesso simplificado.

Para assegurar total usabilidade da plataforma, é possível contar com uma empresa de consultoria em sistemas de gestão. A Ketra oferece total apoio aos gestores em todas as etapas da implantação.

Vantagens do GED

O GED apresenta inúmeras vantagens para as empresas. Trata-se de uma maneira dinâmica e automatizada de maximizar os processos de gestão por completo.

Maior organização

Com todos os módulos oferecidos pelo sistema GED, os documentos ficam muito mais organizados. Eles se concentram em uma única plataforma e podem ser separados em pastas e categorias. Ou seja, é muito mais simples encontrar o que se precisa, bem como evitar desordens e confusões.

Auxílio na tomada de decisões

Por meio do GED, é possível emitir relatórios gerenciais que auxiliam na tomada de decisões da empresa, a partir de um direcionamento mais assertivo, com identificação de erros, cruzamento de resultados e prevenção de cenários, o que proporciona resultados concretos.

Economia de tempo 

Utilizar sistemas automatizados garante significativa economia de tempo. Os processos, como a busca e o encaminhamento de documentos, por exemplo, são muito mais rápidos e fáceis do que seriam se a gestão fosse analógica.

Minimização de erros

Mais uma vantagem de automatizar recursos com o GED é a minimização de erros de gestão e, também, da perda de documentos importantes para a organização.

Acesso simplificado

Os gestores e funcionários conseguem acessar o sistema GED em qualquer dispositivo, inclusive no mobile.

Segurança

O sistema GED é muito seguro, assim, determinadas informações só são acessadas por pessoas autorizadas. O compartilhamento também é monitorado, o que garante o máximo de segurança de dados e controle total dos processos.

Sustentabilidade 

Atualmente, as empresas buscam cada vez mais se enquadrar em conceitos sustentáveis e o sistema GED pode propiciar isso. Com ele, é possível migrar os documentos físicos para o meio eletrônico, o que contribui para a diminuição do consumo de papel.

 

Consultoria em sistemas de gestão

Na Ketra, empresa de consultoria em sistemas de gestão, sua organização obtém suporte completo em software GED. Com uma equipe especializada, é possível garantir a melhor experiência na utilização da ferramenta, otimizar o gerenciamento de documentos e promover uma gestão simplificada.

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